Tiện lợi, chính xác, an toàn
Ứng dụng CNTT trong dạy, học và công tác quản lý giáo dục là một trong bảy nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm trong năm học 2016 – 2017 của ngành giáo dục Thủ đô. Theo đó, toàn ngành đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong đổi mới nội dung, phương pháp dạy học, kiểm tra, đánh giá. Tiếp tục triển khai việc ứng dụng phần mềm tuyển sinh trực tuyến vào các lớp mầm non, lớp 1 và lớp 6. Triển khai đại trà việc sử dụng sổ điểm điện tử trên địa bàn thành phố.
Theo cách thức truyền thống thì mỗi giáo viên sau khi cho điểm, phải tính điểm cho từng HS rất mất thời gian, nhất là vào cuối học kỳ, cuối năm học vì số lượng HS mỗi lớp khá đông (40-50 HS/lớp), mỗi lớp lại chỉ có một sổ điểm cái. Các giáo viên phải phân chia nhau để vào điểm cho HS, đôi khi chỉ một giáo viên bộ môn tính nhầm điểm cho một HS thì hầu hết các công đoạn phải làm lại, rồi tẩy xóa, sửa chữa… Sử dụng SĐĐT sẽ rút ngắn các khâu vào điểm bởi sự đồng bộ trong hệ thống, đồng thời giúp giảm áp lực trong việc tính điểm trung bình các môn, xếp loại học lực, xếp hạng... của học sinh và bảo đảm tính chính xác. Điều này đã khiến giáo viên vô cùng hào hứng.
Trên các diễn đàn, các giáo viên đều cho rằng việc sử dụng SĐĐT là quyết định sáng suốt của Sở GD&ĐT Hà Nội. Một giáo viên THPT chia sẻ: “Tôi thấy hệ thống thông tin quản lý giáo dục thực sự hữu ích, giúp ích rất nhiều cho giáo viên chúng tôi. Các công việc nhập điểm, tính điểm nhanh chóng và chính xác”. Trong khi đó, một giáo viên THCS cho biết những năm vừa qua đã dùng phần mềm quản lý điểm cho học sinh và thấy rất tiện ích, cho phép giáo viên quản lý điểm số, tính toán, xếp loại học sinh và rất chuẩn xác. Nhưng vì chưa có chủ trương của Sở GD&ĐT Hà Nội nên giáo viên vẫn phải in ra rồi chép lại vào sổ giấy rất mất thời gian. Bây giờ, Sở cho phép in trực tiếp từ phần mềm thì sẽ giúp tiết kiệm công sức và thời gian của giáo viên.
SĐĐT cũng được các cán bộ quản lý mong chờ bởi nó sẽ giúp công tác quản lý được thông suốt. Long Biên là một trong những quận đi đầu trong công tác ứng dụng CNTT, đã thí điểm mô hình trường học điện tử tại 7 trường trong năm học trước và tiếp tục mở rộng thêm 3 trường trong năm học này. Trưởng phòng GD&ĐT quận Long Biên Lưu Thị Bích Hằng cho biết, mặc dù trong mô hình trường học điện tử đã có phần mềm quản lý điểm nhưng trước đây giáo viên vẫn phải ghi điểm ra sổ thủ công theo quy định của ngành. Có phần mềm quản lý điểm nhưng lại không được chiết xuất, in ra để làm báo cáo chính thức. Từ năm học này, ngành cho phép sử dụng sổ điểm điện tử thì sau khi đã nhập điểm vào là số liệu sẽ lưu trên hệ thống, giáo viên không phải mất công vào nhiều sổ điểm đồng thời phần mềm cũng tự động tính toán điểm học kỳ cho học sinh rồi chuyển sang học bạ. Với cán bộ quản lý khi cần sẽ chiết xuất, in và đóng dấu rồi nộp lên cấp trên. Đồng thời, cán bộ quản lý thông qua hệ thống sẽ dễ dàng kiểm tra được tiến độ vào điểm, quản lý được sai sót.
Sửa dữ liệu phải có sự chứng kiến của đại diện BGH nhà trường
Để giúp các cơ sở giáo dục biết cách sử dụng sổ điểm điện tử, Sở GD&ĐT Hà Nội đã ban hành Quy chế quản lý và sử dụng SĐĐT. Quy chế yêu cầu tất cả các thành viên tham gia sử dụng SĐĐT cần chú ý bảo mật tài khoản sử dụng, không nhờ người khác làm thay công việc của mình. Hiệu trưởng các trường quản lý tất cả các tài khoản sử dụng phần mềm SĐĐT tại đơn vị, kiểm tra việc thực hiện các quy định về bảo mật tài khoản. Là người quyết định thời điểm khóa, mở SĐĐT và quy định các thủ tục cập nhật điểm sau khi khóa sổ. Kiểm tra về việc thực hiện quy định về cập nhật điểm số và các thông tin khác của giáo viên, học sinh vào cơ sở dữ liệu của nhà trường. Phê duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh trong SĐĐT sau khi tất cả giáo viên bộ môn và giáo viên chủ nhiệm lớp đã nhập đầy đủ nội dung.
Theo quy chế quản lý và sử dụng sổ điểm điện tử, giáo viên bộ môn trực tiếp nhập điểm vào SĐĐT theo định kỳ. Điểm số được cập nhật vào SĐĐT phải thống nhất với điểm trong sổ ghi điểm giấy của cá nhân. Ban giám hiệu định kì kiểm tra tiến độ, tỉ lệ đánh giá điểm kiểm tra theo quy định vào cuối mỗi tháng của năm học. Kết quả kiểm tra lấy làm căn cứ xếp loại việc thực hiện tiến độ kiểm tra, đánh giá học sinh mỗi tháng/học kì. Việc điều chỉnh các sai sót trong quá trình nhập thông tin, điểm số trên phần mềm theo đề nghị của giáo viên phải được sự đồng ý của hiệu trường, có lưu trên hệ thống. Khi sửa dữ liệu phải có sự chứng kiến của đại diện BGH, Ban quản trị và người đề nghị chỉnh sửa số liệu và được ghi nhận đầy đủ các điều chỉnh trong hồ sơ lưu trữ.
Văn phòng của các trường có trách nhiệm in ấn, lưu giữ sổ điểm điện tử. Sau khi kết thúc học kỳ và năm học xét đề nghị của Ban quản trị, Hiệu trưởng nhà trường quyết định việc khóa sổ điểm. Văn phòng nhà trường có trách nhiệm in ấn sổ điểm điện tử từ phần mềm, lấy chữ ký xác nhận của giáo viên bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, trình Hiệu trưởng ký duyệt; đóng dấu giáp lai, lưu trữ Sổ gọi tên và Ghi điểm theo quy định của Bộ GD&ĐT.